Struktur für ein Archiv außerhalb des bisherigen Systems
Projektübersicht
Eine städtische Wohnungsgesellschaft mit einem großen Portfolio verwaltete jährlich Tausende neue Dokumente in verschiedenen Systemen. Es gab keine einheitliche Ablagestruktur. Dokumente lagen über Jahrzehnte angesammelt in SAP und auf Netzlaufwerken. Eine zuverlässige Suche nach bestimmten Dokumenten war unmöglich. Wir haben ein System entwickelt, das jedes eingehende und bestehende Dokument liest. Es erkennt den Typ und legt es in einer sauberen, konsistenten Struktur ab. Das funktioniert auch dort, wo vorher keine Struktur vorhanden war.
Datum
Oktober 2025 - Februar 2026
Kategorie
Wohnungswirtschaft und Asset Management
Mandant
German Housing Company
(vertraulich)
Wesentliche Vorteile
Wichtigste Erfolge
Dokumente werden automatisch klassifiziert und strukturiert. Dies gelingt auch ohne bestehende Ablagestruktur.
Entwickelt für die Verarbeitung mehrerer tausend Dokumente pro Jahr in einem großen Portfolio.
Entwickelt für die nahtlose Anbindung und Integration in Ihre SAP-Enterprise-Umgebung.
Implementierte Technologien
OCR und Dokumentenklassifikation zur Identifikation und Sortierung jeder Datei nach Typ.
Automated filing erfolgt in eine konsistente Struktur über SAP und Shared Drives hinweg.
Konfigurierbare Namens- und Ordnerlogik. Abgestimmt auf die eigenen Prozesse des Unternehmens.
Ergebnis
Was einst ein unüberschaubares Archiv war, wird nun suchbar und geordnet. Ihr Team muss dafür keine starre neue Software erlernen. Jedes Dokument landet automatisch am richtigen Ort. Die lästige Suche in Laufwerken und Posteingängen entfällt. Ihr Portfolio bleibt bei jedem Wachstum konsistent strukturiert.
