Von verstreuten Laufwerken zu einer einzigen verlässlichen Quelle
Projektübersicht
Ein Real Estate Investmenthaus mit über 20 aktiven Projekten in einem verteilten Team hatte seine Ablagelogik in den Köpfen der Mitarbeiter, nicht in der Struktur selbst. Dasselbe Dokument konnte in verschiedenen plausiblen Ordnern landen. Die Benennung war inkonsistent. Das Finden der neuesten Version eines Dokuments war eine tägliche Herausforderung. Silvercrest brachte die richtige Technologie direkt in die bestehende SharePoint-Umgebung des Teams. Jedes Dokument wird nun automatisch gelesen, klassifiziert, umbenannt und abgelegt. Jeder Schritt wird für eine lückenlose Dokumentation protokolliert.
Datum
September 2025 - November 2025
Kategorie
Asset Management und intelligente Dokumentenverarbeitung
Mandant
Real Estate Investmenthaus, Griechenland (vertraulich)
Wesentliche Vorteile
Wichtigste Erfolge
Eine saubere Ordnerstruktur mit zehn Ordnern. Sie ist genau auf die echten Dokumentenarten des Teams ausgerichtet.
Jede Datei wird nach einer einheitlichen Konvention umbenannt: Datum, Gegenpartei, Typ, Version.
Alle Dokumente wurden auf Konfidenz geprüft
Implementierte Technologien
OCR und Dokumentenklassifizierung für PDFs, Word-Dateien und gescannten griechischen Text
Confidence Scoring mit automatischen Benachrichtigungen bei niedrigen Werten an die verantwortliche Person.
Die Integration in den bestehenden Sharepoint-Workflow des Teams erfolgt mit vollständigem Logging in einem gemeinsam genutzten Sheet.
Ergebnis
Das Team wechselt von einem organischen, unkonsistenten Archiv zu einer einzigen, strukturierten Source of Truth. Diese läuft unabhängig von der bearbeitenden Person immer gleich ab. Remote- und Hybrid-Kollegen arbeiten in derselben organisierten Umgebung. Jede Datei landet automatisch am richtigen Ort. Die Führungsebene erhält einen vollständigen Audit Trail darüber, was wann eingetroffen und wo es abgelegt wurde. Die für ein Projekt entwickelte Methodik lässt sich auf das gesamte Portfolio übertragen. Jedes neue Projekt ist somit eine Frage der Aktivierung und kein Neuaufbau.
